מדיניות פרטיות

AOR היא מערכת לניהול פיננסי ותפעולי של עסקים, המחברת מקורות מידע שהעסק כבר מייצר (מכירות, הוצאות, שכר, ספקים, מסים ועוד) לתמונה אחת. AOR נמצאת כיום בשלב פיילוט סגור עם מספר מצומצם של עסקים.

כדי להפעיל את החשבון אנו אוספים פרטי התחברות בסיסיים (שם ואימייל), ואת הנתונים שאתם או המערכת מזינים לצורך הניהול הפיננסי: נתוני מכירות, חשבוניות והוצאות, נתוני נוכחות ושכר, הלוואות, עמלות ומסים, וכן מידע טכני בסיסי הנדרש להפעלת המערכת (כגון יומני שימוש ותקלות).

השימוש של AOR במידע שמתקבל מממשקי Google API פועל בהתאם ל- Google API Services User Data Policy (כולל דרישות ה-Limited Use).

חיבור Gmail הוא אופציונלי ומתבצע ביוזמת בעל העסק בלבד, דרך תהליך ההרשאה הרשמי של Google (OAuth). ברגע הכתיבה, החיבור משתמש בהיקף ההרשאה gmail.readonly — הרשאת קריאה בלבד. AOR אינה שולחת, מוחקת או משנה הודעות דואר בשם המשתמש.

למה אנו מבקשים גישה ל-Gmail: כדי לאתר, לייבא ולעבד מסמכים עסקיים — בעיקר חשבוניות וקבלות המגיעות כקבצים מצורפים לתיבת הדואר של בעל העסק — ולחסוך הזנה ידנית שלהם למערכת.

אילו נתוני Gmail עשויים להיבדק לצורך כך: AOR מריצה חיפוש ממוקד בתיבת הדואר (הודעות שהתקבלו, עם קובץ מצורף מסוג PDF/JPG/JPEG/PNG/WEBP), ועבור כל הודעה שעולה בחיפוש הזה נבדקים: כתובת השולח, נושא ההודעה, תאריך הקבלה, מזהה ההודעה ומזהה השרשור (thread) של Gmail, ופרטי הקבצים המצורפים (שם קובץ, סוג קובץ, גודל, ותוכן הקובץ עצמו). AOR אינה מבצעת חיפוש חופשי בכלל תוכן התיבה, ואינה קוראת הודעות ללא קובץ מצורף רלוונטי.

עבור כל קובץ מצורף שנמצא רלוונטי, AOR שומרת: כתובת השולח, נושא ההודעה, תאריך הקבלה, מזהה ההודעה ומזהה השרשור של Gmail, פרטי הקובץ (שם, סוג, גודל), טביעת אצבע (hash) של תוכן הקובץ למניעת כפילויות, ועותק של הקובץ המצורף עצמו, המועלה לאחסון המנוהל של AOR מיד לאחר ההורדה מ-Gmail. גוף ההודעה המלא (תוכן הטקסט של המייל) אינו נשמר כשדה נפרד במערכת — הוא נקרא באופן זמני בלבד כדי לאתר את הקבצים המצורפים ואת כותרות ההודעה (שולח ונושא).

הקובץ המצורף שנשמר עובר זיהוי תוכן אוטומטי (OCR) וחילוץ נתונים מובנים (למשל: שם ספק, סכום, תאריך, מספר חשבונית) באמצעות שירות עיבוד המסמכים המובנה של פלטפורמת Base44, שעליה AOR בנויה. לשירות זה נשלח הקובץ המצורף עצמו בלבד — לא כתובת השולח, לא נושא ההודעה ולא תוכן חופשי של המייל. הנתונים המחולצים משמשים ליצירת רשומות פיננסיות (כגון חשבונית ספק) בחשבון העסק, בכפוף לאישור בעל העסק היכן שהמערכת דורשת זאת.

מלבד תשתית האחסון והעיבוד המנוהלת של Base44 (ספק התשתית שעליו AOR בנויה), AOR אינה מעבירה כיום מידע שמקורו ב-Gmail לספקי צד שלישי נוספים. אנו לא מוכרים מידע שמקורו בממשקי Google, ואיננו משתמשים בו לצורכי פרסום.

המידע, כולל נתונים שמקורם ב-Gmail, נשמר כל עוד חשבון העסק פעיל, לצורך המשך הפעלת המערכת (למשל זיהוי כפילויות בסריקות עתידיות ותיעוד מקור הנתון הפיננסי). AOR אינה מפעילה כיום מחיקה אוטומטית לפי משך זמן קבוע — מחיקה מתבצעת לפי בקשה, כמפורט בסעיף 9.

ניתן לבטל את הרשאת הגישה של AOR לחשבון ה-Gmail בכל עת, ישירות דרך עמוד ההרשאות של חשבון ה-Google שלכם (myaccount.google.com/permissions). ביטול ההרשאה שם עוצר לחלוטין כל גישה עתידית של AOR לתיבת הדואר. בשלב הפיילוט הנוכחי, לביטול תיעוד/רשומות שכבר נקלטו במערכת יש לפנות לצוות התמיכה כמפורט בסעיף 10.

ניתן לבקש מחיקה של החשבון, של הרשומות שמקורן ב-Gmail, או של מידע ספציפי אחר, בפנייה ישירה כמפורט בסעיף 10. בשלב הפיילוט הנוכחי טיפול בבקשות מחיקה נעשה באופן ידני מול צוות AOR.

בשלב הפיילוט, כל פנייה בנושא פרטיות — כולל בקשות עיון, תיקון או מחיקת מידע — מתבצעת דרך עמוד יצירת הקשר או ישירות מול איש הקשר שהעניק לכם גישה ל-AOR. ערוץ פרטיות רשמי ונפרד יפורסם לפני השקה ציבורית.

יש לכם זכות לבקש גישה למידע שנשמר עליכם, תיקון שלו, וייצוא או מחיקה שלו, בכפוף לצרכים חוקיים לגיטימיים (למשל שמירת רשומות פיננסיות הנדרשת על פי דין).

מדיניות זו עשויה להתעדכן ככל שהמוצר מתפתח מעבר לשלב הפיילוט. עדכון מהותי יובא לידיעת המשתמשים הפעילים.